ই-মেইল কীভাবে প্রফেশনালি লিখবেন এবং কি এড়িয়ে চলবেন

ই-মেইল প্রফেশনালি লেখার জন্য সুস্পষ্ট, সংক্ষিপ্ত এবং বিনয়ী ভাষা ব্যবহার করুন। অপ্রয়োজনীয় তথ্য এবং অশালীন ভাষা এড়িয়ে চলুন। প্রফেশনাল ই-মেইল লেখার সময়, আপনার মেসেজের মূল বিষয়টি সংক্ষেপে এবং স্পষ্টভাবে উপস্থাপন করুন। ই-মেইলের শুরুতে প্রাপককে সঠিকভাবে সম্বোধন করুন এবং আপনার পরিচয় দিন। শরীরের মধ্যে মূল বক্তব্যটি সুস্পষ্টভাবে তুলে ধরুন এবং প্রয়োজনীয় তথ্য প্রদান করুন। ই-মেইলটি সংক্ষিপ্ত রাখার চেষ্টা করুন, কিন্তু প্রয়োজনীয় তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন। ই-মেইল শেষে ধন্যবাদ জানিয়ে এবং প্রয়োজনীয় যোগাযোগের তথ্য প্রদান করে ই-মেইলটি শেষ করুন। ই-মেইল লেখার সময় অশালীন ভাষা, গালিগালাজ বা অপ্রয়োজনীয় সংক্ষিপ্তকরণ ব্যবহার করবেন না। প্রফেশনাল ই-মেইল লেখার মূল মন্ত্র হল বিনয়ী ও সুস্পষ্ট থাকা।

 

ই-মেইলের গুরুত্ব

প্রফেশনাল ই-মেইল লেখার সময় সঠিক নিয়ম এবং কিছু গুরুত্বপূর্ণ বিষয় মেনে চলা খুব জরুরি। একটি ই-মেইল কিভাবে লিখবেন এবং কি কি এড়িয়ে চলবেন তা জানলে পেশাগত যোগাযোগ আরও কার্যকর হয়। ই-মেইলের গুরুত্ব বিষয়টি খুবই গুরুত্বপূর্ণ, কারণ এটি কেবল তথ্য বিনিময় নয়, বরং একজনের পেশাগত দক্ষতার প্রতিফলনও করে।

 

পেশাগত যোগাযোগ

পেশাগত যোগাযোগে ই-মেইলের গুরুত্ব অপরিসীম। একটি স্পষ্ট এবং সংক্ষিপ্ত ই-মেইল প্রফেশনালিজমের নিদর্শন। যেকোনো অফিসিয়াল কাজের জন্য ই-মেইল ব্যবহার করা হয়। এটি দ্রুত এবং কার্যকরভাবে তথ্য বিনিময় করতে সাহায্য করে।

নিম্নলিখিত কয়েকটি গুরুত্বপূর্ণ পয়েন্ট পেশাগত ই-মেইল যোগাযোগের জন্য বিবেচনা করা উচিত:

• বিষয় লাইন: বিষয় লাইনটি সংক্ষিপ্ত এবং প্রাসঙ্গিক হওয়া উচিত। এটি ই-মেইলের মূল বিষয়বস্তু সম্পর্কে স্পষ্ট ধারণা দেয়।
• স্বাগতম বার্তা: ই-মেইলের শুরুতে একটি বিনয়ী স্বাগতম বার্তা থাকা উচিত। এটি প্রাপকের প্রতি সম্মান প্রদর্শন করে।
• মূল বিষয়বস্তু: ই-মেইলের মূল বিষয়বস্তু সংক্ষিপ্ত এবং সরল হওয়া উচিত। জটিল বাক্যাবলী এড়িয়ে চলুন।
• উপসংহার: ই-মেইলের শেষে একটি সংক্ষিপ্ত উপসংহার দিন। এতে প্রাপকের প্রতি কৃতজ্ঞতা প্রকাশ করুন।

 

প্রথম ইম্প্রেশন

প্রথম ইম্প্রেশন খুবই গুরুত্বপূর্ণ। একটি প্রফেশনাল ই-মেইল পাঠকের কাছে আপনার সম্পর্কে একটি ভালো ধারণা প্রদান করে। প্রথম ইম্প্রেশন তৈরি করতে নিম্নলিখিত বিষয়গুলো মেনে চলা উচিত:

• ব্যক্তিগতকরণ: প্রাপকের নাম এবং পদের নাম উল্লেখ করুন। এটি ই-মেইলকে ব্যক্তিগত এবং প্রফেশনাল করে তোলে।
• স্পেলিং এবং গ্রামার: সঠিক স্পেলিং এবং গ্রামার ব্যবহার করুন। ভুলভ্রান্তি এড়াতে ই-মেইলটি পুনরায় পড়ুন।
• ফরম্যাটিং: ই-মেইলের ফরম্যাটিং সঠিকভাবে করুন। প্যারাগ্রাফ, বুলেট পয়েন্ট এবং প্রয়োজনীয় স্পেসিং ব্যবহার করুন।

নিম্নলিখিত একটি টেবিল প্রফেশনাল ই-মেইল লেখার সময় কি করা উচিত এবং কি এড়িয়ে চলা উচিত তা দেখায়:

 

কি করা উচিত	কি এড়িয়ে চলা উচিত
স্পষ্ট এবং সংক্ষিপ্ত লেখা	অপ্রয়োজনীয় তথ্য
সঠিক স্পেলিং এবং গ্রামার	ভুলভ্রান্তি
প্রফেশনাল টোন	অনানুষ্ঠানিক ভাষা

 

ই-মেইলের গঠন

ই-মেইল প্রফেশনালি লেখার জন্য সঠিক গঠন জানা খুবই গুরুত্বপূর্ণ। ই-মেইলের গঠন সঠিকভাবে মেনে চললে, তা পাঠকের কাছে সহজে পৌঁছে যাবে এবং আপনার বার্তা স্পষ্ট হবে। এবার আমরা ই-মেইলের গঠন নিয়ে বিস্তারিত আলোচনা করবো।

 

বিষয় লাইন

ই-মেইলের বিষয় লাইন খুবই গুরুত্বপূর্ণ। এটি আপনার ই-মেইলের প্রথম ইমপ্রেশন দেয়। স্পষ্ট এবং সংক্ষিপ্ত বিষয় লাইন ব্যবহার করুন, যাতে পাঠক এক নজরে বুঝতে পারে ই-মেইলের বিষয়বস্তু।

বিষয় লাইন লেখার সময় কিছু বিষয় মাথায় রাখুন:

• বিষয়টি পরিষ্কারভাবে উল্লেখ করুন
• ক্লিকবেইট এড়িয়ে চলুন
• পাঠকের জন্য প্রাসঙ্গিক তথ্য রাখুন

 

উদাহরণ হিসেবে কিছু ভালো বিষয় লাইন:

 

ভুল বিষয় লাইন	সঠিক বিষয় লাইন
অনুরোধ	প্রজেক্ট আপডেটের জন্য মিটিং অনুরোধ
হ্যালো	নতুন প্রোডাক্ট লঞ্চের বিস্তারিত

 

সাধারণ বিন্যাস

ই-মেইলের সাধারণ বিন্যাস প্রফেশনালিজম প্রকাশ করে। একটি ভালো ই-মেইল বিন্যাসে থাকে:

1. শুভেচ্ছা বার্তা: শুরুতে বিনম্রভাবে শুভেচ্ছা জানান। উদাহরণ: “প্রিয় [নাম],”
2. ভূমিকা: সংক্ষেপে নিজের পরিচয় দিন ও ই-মেইলের উদ্দেশ্য উল্লেখ করুন।
3. মুল বক্তব্য: বিস্তারিতভাবে মুল বিষয়বস্তু লিখুন। প্যারাগ্রাফ অনুযায়ী বিষয় ভাগ করুন।
4. উপসংহার: সংক্ষেপে মূল বিষয় পুনরায় উল্লেখ করুন ও ধন্যবাদ জানান।
5. সাক্ষর: নিজের নাম ও যোগাযোগের তথ্য দিন।

একটি উদাহরণ:

প্রিয় জন,

আমি [আপনার নাম]। আমি আপনাকে আমাদের নতুন প্রোডাক্ট লঞ্চের বিস্তারিত জানাতে চাই।

আমরা একটি নতুন প্রোডাক্ট লঞ্চ করছি যা আপনার ব্যবসার জন্য উপকারী হতে পারে।

বিস্তারিত তথ্যের জন্য আমাদের ওয়েবসাইট পরিদর্শন করুন।

ধন্যবাদ,

[আপনার নাম]

[আপনার পদবী]

[আপনার ফোন নম্বর]

 

ই-মেইলের গঠন সঠিকভাবে মেনে চললে, আপনার ই-মেইল পাঠকের কাছে কার্যকরভাবে পৌঁছাবে।

 

ভাষার ব্যবহার

ই-মেইল প্রফেশনালি লেখার সময় ভাষার ব্যবহার অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। এটি পাঠকের কাছে আপনার ব্যক্তিত্ব এবং মনোভাব প্রকাশ করে। সঠিক ভাষার ব্যবহার একজন প্রফেশনাল ইমেইল লেখক হিসেবে আপনার দক্ষতা প্রমাণ করে। ভাষার ব্যবহার সম্বন্ধে জ্ঞান থাকা প্রয়োজন, যাতে আপনি প্রফেশনাল ইমেইল লিখতে পারেন এবং কিছু সাধারণ ভুল এড়াতে পারেন।

 

পেশাদারী ভাষা

একটি প্রফেশনাল ই-মেইল লেখার সময়, পেশাদারী ভাষা ব্যবহার করা উচিত। এটি আপনার ইমেইলকে সঠিকভাবে উপস্থাপন করতে সাহায্য করে এবং পাঠকের উপর একটি ভাল প্রভাব ফেলে। নিচে কিছু গুরুত্বপূর্ণ পয়েন্ট উল্লেখ করা হলো:

• আনুষ্ঠানিক ভাষা: আপনার ই-মেইলটি সবসময় আনুষ্ঠানিক ভাষায় লেখা উচিত।
• সম্মান প্রদর্শন: ই-মেইলে সম্মানজনক ভাষা ব্যবহার করুন। এটি প্রাপককে সম্মানিত বোধ করায়।
• স্বচ্ছতা: আপনার বক্তব্য স্পষ্ট ও সংক্ষেপে উপস্থাপন করুন।

একটি প্রফেশনাল ই-মেইল লেখার সময়, নিচের টেবিলে দেখানো কিছু উদাহরণ পালন করতে পারেন:

 

অফিসিয়াল ভাষা	উদাহরণ
শুভেচ্ছা	শুভ সকাল/শুভ সন্ধ্যা
ধন্যবাদ জ্ঞাপন	আপনাকে ধন্যবাদ
অনুরোধ	আপনার কাছে একটি অনুরোধ আছে

 

এই উদাহরণগুলি আপনাকে প্রফেশনাল ই-মেইল লেখার সময় সাহায্য করবে। পেশাদারী ভাষার ব্যবহার পাঠকের উপর একটি পজিটিভ প্রভাব ফেলে।

 

সঠিক ব্যাকরণ

একটি প্রফেশনাল ই-মেইল লেখার সময় সঠিক ব্যাকরণ ব্যবহার অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। এটি আপনার ইমেইলকে আরও বোধগম্য ও গ্রহণযোগ্য করে তোলে। নিচে কিছু গুরুত্বপূর্ণ পয়েন্ট উল্লেখ করা হলো:

1. বাক্য গঠন: সঠিক বাক্য গঠন করুন। ভুল বাক্য গঠন ইমেইলের অর্থ পরিবর্তন করতে পারে।
2. যথাযথ বিরাম চিহ্ন: সঠিক বিরাম চিহ্ন ব্যবহার করুন। এটি আপনার ইমেইলকে সহজবোধ্য করে তোলে।
3. বানান: সঠিক বানান ব্যবহার করুন। ভুল বানান পাঠকের উপর খারাপ প্রভাব ফেলতে পারে।

একটি প্রফেশনাল ই-মেইল লেখার সময়, নিচের টেবিলে দেখানো কিছু উদাহরণ পালন করতে পারেন:

 

ভুল ব্যাকরণ	সঠিক ব্যাকরণ
আপনি আসবেন?	শুভ সকাল/শুভ সন্ধ্যা
ধন্যবাদ জানাই	ধন্যবাদ
তিনি আসে	তিনি আসেন

সঠিক ব্যাকরণ ব্যবহার করে ই-মেইল লেখার সময় আপনি আরও আত্মবিশ্বাসী হতে পারেন। এটি আপনার প্রফেশনালিজম প্রকাশ করে এবং পাঠকের উপর একটি ভাল প্রভাব ফেলে।

 

সঠিক টোন

ই-মেইল প্রফেশনালি লেখার সময় সঠিক টোন বজায় রাখা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। সঠিক টোন মানে আপনার মেসেজটি পেশাদার এবং স্পষ্টভাবে উপস্থাপন করা। এটি আপনার পাঠকের সাথে সঠিক কমিউনিকেশন তৈরি করতে সাহায্য করে। আপনার ই-মেইলের টোন কেমন হবে তা নির্ভর করবে ই-মেইলের উদ্দেশ্য এবং পাঠকের উপর। নীচে আমরা দুই ধরনের টোন নিয়ে আলোচনা করব: অফিসিয়াল টোন এবং বন্ধুত্বপূর্ণ টোন।

 

অফিশিয়াল টোন

অফিশিয়াল ই-মেইল সাধারণত ব্যবসায়িক উদ্দেশ্যে লেখা হয়। এই ধরনের ই-মেইলে ভাষা হতে হবে সংক্ষিপ্ত এবং সরাসরি। আপনার ই-মেইল শুরুতে একটি প্রফেশনাল অভিবাদন দিয়ে শুরু করুন, যেমন:

• Dear [Name],
• Respected [Name],

অফিশিয়াল ই-মেইলে কিছু বিষয় এড়িয়ে চলা উচিত। আপনার ভাষা কখনোই খুব বেশি সাধারণ কিংবা অপ্রাসঙ্গিক হওয়া উচিত নয়। উদাহরণস্বরূপ:

• অনর্থক আড্ডাবাজি এড়িয়ে চলুন।
• অনেক বেশি ইমোজি ব্যবহার করবেন না।
• খুব বেশি ব্যক্তিগত তথ্য শেয়ার করবেন না।

অফিশিয়াল ই-মেইলের মূল উদ্দেশ্য হলো তথ্য সঠিকভাবে পৌঁছানো। আপনার বার্তা স্পষ্ট এবং পরিষ্কার হওয়া উচিত। উদাহরণস্বরূপ:

 

ভুল	ঠিক
Hey, can you send me that report?	Dear [Name], Please send me the report by EOD.

 

শেষে একটি প্রফেশনাল সমাপ্তি ব্যবহার করুন, যেমন:

• Sincerely,
• Best regards,

 

বন্ধুত্বপূর্ণ টোন

বন্ধুত্বপূর্ণ ই-মেইলে টোন সাধারণত বেশি নরম এবং অনানুষ্ঠানিক হয়। এ ধরনের ই-মেইলে আপনি স্বাভাবিকভাবে কথা বলতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ:

• Hey [Name],
• Hi [Name],

বন্ধুত্বপূর্ণ ই-মেইলে কিছু বিষয় মেনে চলা উচিত। আপনার ভাষা হতে হবে সদয় এবং আন্তরিক। উদাহরণস্বরূপ:

• ব্যক্তিগত বিষয় নিয়ে আলোচনা করতে পারেন।
• ইমোজি ব্যবহার করতে পারেন, তবে সীমিত পরিমাণে।
• ধন্যবাদ এবং প্রশংসা জানাতে পারেন।

বন্ধুত্বপূর্ণ ই-মেইলের মূল উদ্দেশ্য হলো সম্পর্ক বজায় রাখা। আপনার বার্তা আন্তরিক এবং বন্ধুত্বপূর্ণ হওয়া উচিত। উদাহরণস্বরূপ:

 

ভুল	ঠিক
Can you send the report?	Hey [Name], Can you please send me the report?

 

শেষে একটি বন্ধুত্বপূর্ণ সমাপ্তি ব্যবহার করুন, যেমন:

• Cheers,
• Thanks a lot,

 

আগ্রহী বিষয়বস্তু

প্রফেশনাল ই-মেইল লেখার সময় আগ্রহী বিষয়বস্তু খুবই গুরুত্বপূর্ণ। এটি আপনার প্রাপকের দৃষ্টি আকর্ষণ করতে এবং আপনার মেসেজটি দ্রুত পড়তে সাহায্য করে। এই ব্লগ পোস্টে আমরা আলোচনা করবো কিভাবে ই-মেইলে আগ্রহী বিষয়বস্তু তৈরি করবেন এবং কোন বিষয়গুলো এড়িয়ে চলবেন।

 

স্পষ্ট তথ্য

ই-মেইলে স্পষ্ট তথ্য প্রদান করা অত্যন্ত জরুরি। আপনার মেসেজে কোন বিভ্রান্তি যেন না থাকে তা নিশ্চিত করুন। নিচে কিছু টিপস দেয়া হলো:

• সরাসরি বিষয়: ই-মেইলের বিষয়বস্তু সরাসরি এবং স্পষ্ট হতে হবে।
• অপ্রয়োজনীয় তথ্য বাদ দিন: অপ্রয়োজনীয় তথ্য এড়িয়ে চলুন।
• উদাহরণ দিন: যদি সম্ভব হয় উদাহরণ দিয়ে ব্যাখ্যা করুন।

নিম্নে একটি উদাহরণ টেবিল দেয়া হলো যা স্পষ্ট এবং অস্পষ্ট তথ্যের মধ্যে পার্থক্য প্রদর্শন করে:

 

স্পষ্ট তথ্য	অস্পষ্ট তথ্য
প্রজেক্টের ডেডলাইন আগামী শুক্রবার।	প্রজেক্টটি দ্রুত শেষ করতে হবে।
মিটিংটি সকাল ১০টায় শুরু হবে।	মিটিংটি সকালে হবে।

উপরের টেবিল থেকে বোঝা যায়, স্পষ্ট তথ্য পাঠকের জন্য সহজবোধ্য হয় এবং ভুল বোঝাবুঝি কমায়।

 

সংক্ষিপ্ত বক্তব্য

ই-মেইল সংক্ষিপ্ত ও সুস্পষ্ট হওয়া উচিত। এটি প্রাপকের সময় বাঁচায় এবং দ্রুত পড়ার সুযোগ দেয়। কিছু টিপস:

1. প্রথমে মূল পয়েন্ট: শুরুতেই মূল পয়েন্ট বলুন।
2. ছোট বাক্য ব্যবহার করুন: ছোট এবং সহজ বাক্য ব্যবহার করুন।
3. অনুচ্ছেদ বিভাজন: দীর্ঘ মেসেজ হলে অনুচ্ছেদ বিভাজন করুন।

নিচে একটি উদাহরণ দেয়া হলো:

দীর্ঘ মেসেজ: আমাদের আগামীকালের বৈঠকে জেনারেল ম্যানেজার উপস্থিত থাকবেন এবং আমরা নতুন প্রকল্প নিয়ে আলোচনা করবো। আপনারা সকলে সময় মতো উপস্থিত থাকবেন এবং প্রেজেন্টেশন নিয়ে আসবেন।

সংক্ষিপ্ত মেসেজ: আগামীকালের বৈঠকে জেনারেল ম্যানেজার উপস্থিত থাকবেন। নতুন প্রকল্প নিয়ে আলোচনা হবে। সময় মতো উপস্থিত থাকুন এবং প্রেজেন্টেশন নিয়ে আসুন।

উপরের উদাহরণ থেকে বোঝা যায়, সংক্ষিপ্ত মেসেজ পাঠকের জন্য পড়তে সহজ এবং দ্রুত বোঝা যায়।

 

প্রতিক্রিয়ার গুরুত্ব

ই-মেইল কীভাবে প্রফেশনালি লিখবেন এবং কি এড়িয়ে চলবেন শিখতে হলে প্রতিক্রিয়া গুরুত্ব বোঝা খুবই জরুরি। একটি প্রফেশনাল ই-মেইল লেখার সময় দ্রুত প্রতিক্রিয়া দেওয়া অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। এতে আপনার পেশাগত দক্ষতা ও উত্তরদায়িত্ব স্পষ্ট হয়ে ওঠে। তাই ই-মেইল লেখার সময় প্রতিক্রিয়ার গুরুত্ব বোঝা এবং পালন করা অপরিহার্য।

 

দ্রুত উত্তর

প্রফেশনাল ই-মেইল লেখার সময় দ্রুত উত্তর দেওয়া খুবই গুরুত্বপূর্ণ। এটি দেখায় আপনি আপনার কাজে সচেতন এবং সময়মত প্রতিক্রিয়া দিতে সক্ষম। দ্রুত উত্তর দেওয়ার কিছু গুরুত্বপূর্ণ কারণ নিচে দেওয়া হল:

• বিশ্বাসযোগ্যতা বৃদ্ধি: দ্রুত প্রতিক্রিয়া আপনাকে বিশ্বাসযোগ্য এবং পেশাদার হিসেবে উপস্থাপন করে।
• সম্পর্ক উন্নয়ন: দ্রুত প্রতিক্রিয়া আপনার এবং আপনার সহকর্মীদের মধ্যে সম্পর্ক উন্নয়ন করে।
• কাজের গতি বৃদ্ধি: দ্রুত উত্তর দেওয়ার ফলে কাজ দ্রুত শেষ হয় এবং সময় সাশ্রয় হয়।

দ্রুত উত্তর দেওয়ার কিছু টিপস:

1. ই-মেইল পাওয়ার সাথে সাথে উত্তর দেওয়ার চেষ্টা করুন।
2. অগ্রাধিকারের ভিত্তিতে ই-মেইল গুলি সাজান।
3. শর্টকাট ব্যবহার করে ই-মেইল লেখার সময় বাঁচান।
4. প্রয়োজনে অটোমেটেড রিপ্লাই সেট করুন।

নিচের টেবিলে দ্রুত উত্তর দেওয়ার কিছু উপকারিতা দেখুন:

 

উপকারিতা	বিবরণ
সময় সাশ্রয়	দ্রুত উত্তর দেওয়া সময় সাশ্রয়ে সহায়ক।
বিশ্বাসযোগ্যতা	দ্রুত প্রতিক্রিয়া বিশ্বাসযোগ্যতা বৃদ্ধি করে।
সম্পর্ক উন্নয়ন	দ্রুত প্রতিক্রিয়া সম্পর্ক উন্নয়নে সহায়ক।

 

প্রতিক্রিয়া জানান

প্রফেশনাল ই-মেইলে প্রতিক্রিয়া জানানো একটি গুরুত্বপূর্ণ কাজ। এটি দেখায় আপনি পাঠকের কথায় গুরুত্ব দিচ্ছেন এবং তাদের মতামতকে মূল্যায়ন করছেন। প্রতিক্রিয়া জানানোর কিছু উপায় নিচে দেওয়া হল:

• ধন্যবাদ জানান: ই-মেইল পাওয়ার জন্য ধন্যবাদ জানান।
• প্রাসঙ্গিক প্রশ্নের উত্তর দিন: ই-মেইলে উল্লিখিত প্রশ্নগুলির উত্তর দিন।
• স্পষ্ট ও সংক্ষিপ্ত থাকুন: প্রতিক্রিয়া স্পষ্ট এবং সংক্ষিপ্ত রাখুন।

প্রতিক্রিয়া জানানোর কিছু টিপস:

1. ই-মেইল পাওয়ার পর যত দ্রুত সম্ভব উত্তর দিন।
2. প্রশ্নের উত্তর সঠিকভাবে দিন এবং প্রয়োজনে আরও তথ্য দিন।
3. পেশাগত ভাষা ব্যবহার করুন এবং বিনয়ী থাকুন।
4. প্রতিক্রিয়া দেওয়ার সময় ই-মেইলের মূল বিষয়বস্তু মনে রাখুন।

নিচের টেবিলে প্রতিক্রিয়া জানানোর কিছু উপকারিতা দেখুন:

 

উপকারিতা	বিবরণ
বিশ্বাসযোগ্যতা	প্রতিক্রিয়া জানানোর মাধ্যমে বিশ্বাসযোগ্যতা বৃদ্ধি হয়।
সম্পর্ক উন্নয়ন	প্রতিক্রিয়া সম্পর্ক উন্নয়নে সহায়ক।
পেশাগত দক্ষতা	প্রতিক্রিয়া পেশাগত দক্ষতা প্রদর্শন করে।

 

কিছু এড়িয়ে চলুন

ই-মেইল কীভাবে প্রফেশনালি লিখবেন এবং কি এড়িয়ে চলবেন তা জানাটা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। ই-মেইল লেখার সময় কিছু সাধারণ ভুল এড়িয়ে চলা উচিত। এখানে আমরা কিছু এড়িয়ে চলুন বিষয় নিয়ে আলোচনা করব।

 

অযথা দীর্ঘ লেখা

ই-মেইল লিখতে গেলে কখনোই অযথা দীর্ঘ লেখা উচিত নয়। দীর্ঘ ই-মেইল পাঠকের সময়ের অপচয় করে। ফলে ই-মেইলটি পড়ার আগ্রহ কমে যায়। সংক্ষিপ্ত এবং সুস্পষ্ট ই-মেইল লিখুন।

• প্রত্যেক বাক্য সংক্ষিপ্ত রাখুন।
• মূল বিষয়বস্তু প্রথমেই উল্লেখ করুন।
• অপ্রয়োজনীয় তথ্য বাদ দিন।

একটি উদাহরণ:

 

দীর্ঘ ই-মেইল	সংক্ষিপ্ত ই-মেইল
প্রিয় জনাব, আশা করি আপনি ভালো আছেন। আমি আপনাকে জানাতে চাই যে, আমাদের নতুন প্রজেক্টের কাজ শুরু হবে আগামী মাস থেকে।	প্রিয় জনাব, আমাদের নতুন প্রজেক্টের কাজ আগামী মাস থেকে শুরু হবে।

উপরের উদাহরণে দেখা যাচ্ছে, সংক্ষিপ্ত ই-মেইল অনেক বেশি কার্যকর। এতে পাঠক সহজেই মূল বিষয়টি বুঝতে পারছে।

 

অন্যের সমালোচনা

ই-মেইল লেখার সময় অন্যের সমালোচনা এড়িয়ে চলা উচিত। এটি পাঠকের মনে বিরূপ প্রতিক্রিয়া তৈরি করতে পারে। পেশাগত ই-মেইলে সবার প্রতি সম্মানজনক আচরণ বজায় রাখা জরুরি।

• সমালোচনা না করে গঠনমূলক পরামর্শ দিন।
• বিষয়বস্তুতে মনোযোগ দিন, ব্যক্তিগত আক্রমণ করবেন না।
• সমস্যার সমাধান প্রস্তাব করুন।

একটি উদাহরণ:

 

সমালোচনামূলক ই-মেইল	গঠনমূলক ই-মেইল
আপনার কাজটি একদম ভালো হয়নি। আপনি সবসময় ভুল করেন।	আপনার কাজটি এইবার ত্রুটিমুক্ত হয়নি। পরবর্তীতে আরও মনোযোগ দিয়ে কাজ করুন।

উপরের উদাহরণে দেখা যাচ্ছে, গঠনমূলক ই-মেইল পাঠকের মনে ভালো প্রভাব ফেলছে। এতে কাজের উন্নতি হতে পারে।

 

একটি প্রফেশনাল ই-মেইল লিখতে গেলে অনেক বিষয় মাথায় রাখতে হয়। তার মধ্যে একটি গুরুত্বপূর্ণ ধাপ হলো শেষে পুনঃযাচনা। ই-মেইল পাঠানোর আগে পুনঃযাচনা করা অত্যন্ত প্রয়োজনীয়। এটি আপনার বার্তাকে স্পষ্ট, প্রফেশনাল এবং ত্রুটিমুক্ত করতে সহায়তা করে।

 

যাচাই করুন

প্রথমে ই-মেইলটি শেষ করার পর যাচাই করুন। যাচাই করা মানে আপনার ই-মেইলটি ভালভাবে পড়া। এটি আপনাকে ভুল ধরতে সহায়তা করবে। নিচের বিষয়গুলো যাচাই করতে পারেন:

• ব্যাকরণ ও বানান: ই-মেইলটি সম্পূর্ণ পড়ে দেখুন। ব্যাকরণ এবং বানানের ভুল থাকলে তা সংশোধন করুন।
• বার্তার পরিষ্কারতা: বার্তা পরিষ্কার ও সংক্ষিপ্ত কিনা যাচনা করুন।
• প্রাপকের নাম ও ঠিকানা: প্রাপকের নাম ও ই-মেইল ঠিকানা সঠিকভাবে উল্লেখ করা হয়েছে কিনা যাচনা করুন।
• সংযুক্তি: যদি কোনও ফাইল সংযুক্ত করতে হয়, তা সঠিকভাবে সংযুক্ত হয়েছে কিনা যাচনা করুন।

এছাড়া, আপনার ই-মেইলের টোন এবং ভাষা যাচাই করুন। প্রফেশনাল টোন বজায় আছে কিনা তা নিশ্চিত করুন।

 

যাচনা করার ধাপ	বিবরণ
ব্যাকরণ ও বানান	ভুল সংশোধন করুন
বার্তার পরিষ্কারতা	পরিষ্কার ও সংক্ষিপ্ত বার্তা
প্রাপকের নাম ও ঠিকানা	সঠিক উল্লেখ
সংযুক্তি	সঠিকভাবে সংযুক্ত

সংশোধন করুন

যাচাই করার পর ই-মেইলটি সংশোধন করুন। এটি আপনাকে বার্তার মান উন্নত করতে সহায়তা করবে। নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন:

1. ভাষার শুদ্ধি: ভাষা শুদ্ধ কিনা যাচাই করুন। প্রফেশনাল ভাষা ব্যবহার করুন।
2. টোন: ই-মেইলের টোন প্রফেশনাল কিনা যাচাই করুন।
3. পুনঃপাঠ: ই-মেইলটি আবার পড়ে দেখুন। কোন নতুন ভুল থাকলে তা সংশোধন করুন।

অবশেষে, ই-মেইলটি পাঠানোর আগে নিজেকে জিজ্ঞাসা করুন, এটি কি প্রফেশনাল এবং প্রাপকের জন্য উপকারী হবে? সংশোধন করার পর ই-মেইলটি পাঠানোর জন্য প্রস্তুত।

সংশোধন করা মানে শুধু ভুল ধরার বিষয় নয়, এটি আপনার ই-মেইলের গুণগত মান বৃদ্ধি করে এবং পাঠকের কাছে আপনার প্রফেশনালিজম প্রমাণ করে।

পরিশেষে, একটি প্রফেশনাল ই-মেইল লেখার জন্য স্পষ্টতা ও সংক্ষিপ্ততা জরুরি। ভুল এড়িয়ে চলে সঠিক ফরম্যাট অনুসরণ করুন। প্রফেশনাল ই-মেইল আপনার পার্সোনাল ব্র্যান্ডিংকে উন্নত করে। নিয়মিত অনুশীলন ই-মেইল লেখার দক্ষতা বাড়াবে। সঠিক ভাষা ও শিষ্টাচার মেনে চলুন। সফল ই-মেইল যোগাযোগের জন্য এই টিপস অনুসরণ করুন।